Smart working: strumenti e idee per organizzarsi al meglio

In questi giorni ho pensato molto al significato di smart working. Complice un periodo difficile per buona parte dell’Italia che si è trovata a rivedere le proprie abitudini lavorative. Molte aziende, quelle più grandi sicuramente, hanno richiesto di lavorare in modalità smart working in maniera massiva, per una o due settimane, rispetto a 1 o 2 giorni a settimana.

Non tutti però sono attrezzati e molte persone sono andate in difficoltà per diverse situazioni. Ad esempio: strumentazioni nuove con cui familiarizzare, il non vestirsi per non uscire di casa, la mancanza di pause caffè con il/la collega o il restare sempre sul divano e mangiare continuamente senza pause davanti al computer.

Ma con la differenza però, che questo momento storico dettato dalla complicanza “coronavirus”, ha portato anche ad un blocco di riunioni in esterno, lavoro in coworking, pause pranzo di lavoro o momenti di pausa per commissioni varie in maniera più easy. Quindi lo smart working di queste settimane si è un pochino estremizzato.

Ci voleva l'emergenza Coronavirus, per rendersi conto che alcune funzioni lavorative, possono essere gestite in smart working senza problemi. Share on X

Ho riflettuto a come mi approccio io allo smart working, considerando che sono abituata a lavorare “fuori ufficio” da sempre e solo da qualche anno mi sono trovata più tempo dietro una scrivania che non il contrario. Chiaramente questo discorso non riguarda le tante persone che lavorano come freelance e quindi sono abituate da sempre a lavorare in modalità di smart working.

10 consigli per organizzarsi al meglio in smart working

A mio avviso, esistono strumenti molto comodi che possiamo decidere di utilizzare per massimizzare il nostro lavoro e alleggerire certe situazioni, come quella di stare tutto il giorno al telefono. Poi possiamo organizzare la nostra giornata con pause tattiche, fissarci dei limiti di orari o delle modalità che preferiamo. Anche per fare smart working bisogna organizzarsi per gestire tutto al meglio e non cadere nella situazione di tuta dopo 3gg, mangiare sul divano e non uscire di casa. Vi lascio qui i miei consigli molto pratici.

Pianifica una routine mattutina: fai finta di andare al lavoro o quasi. Alzarsi tardi e restare in pigiama tutto il giorno suona fantastico, ma non aiuta la nostra produttività. Imposta la sveglia in modo che non ti alzi troppo tardi, fai la doccia profumati e curati come se andassi al lavoro. Preparati una bella colazione, ascolta una collection di musica su Spotify o leggi le notizie del giorno. Darti il tempo di svegliarti prima di accendere il laptop ti consentirà di iniziare a lavorare con la testa libera. Ma soprattutto se durante il giorno vuoi uscire per bere un caffè al bar sotto casa o andare a fare la spesa, potrai uscire subito inviata l’ultima email. O ancora se un collega organizza un video call sarai presentabile e non deve nascondere la video camera!
Organizza lo spazio di lavoro: Cerca di dedicare un’area della tua casa dove lavorare, in modo che quella sarà la zona dove ti sistemi per lavorare e lì sarai concentrato e produttivo. Se lo spazio è piccolo e non puoi avere una scrivania a disposizione, organizzati con un porta computer tipo vassoio per la prima colazione, trova una poltrona comoda e metti vicino un tavolino. Portati cuffiette per le telefonate, un’agenda una penna e il gioco è fatto. *Cosa fondamentale che è stata suggerita nei commenti è la luce. Cerchiamo di trovare una postazione che abbia la luce della finestra per non restare al buio per troppe ore. La nostra vitamina D ringrazia!
Controllo del telefono: questo non vuol dire di controllarlo in continuazione ma anzi darti dei limiti. Può succedere di controllare costantemente le chat di gruppo con i colleghi o passare troppo tempo al telefono. A fine giornata questo ti farà credere di essere stata/o molto produttivo ma non è così. Quindi limita l’utilizzo per le cose davvero necessarie al tuo lavoro senza farti sopraffare dall’essere sempre presente e connesso.
Stabilisci degli orari: il bello dello smart working è poter lavorare con orari più flessibili e adattare il lavoro ai ritmi della propria vita, casa e famiglia. E’ anche possibile lavorare dalle 7 quando il telefono ancora non squilla per smistare la posta o finire una presentazione importante per poi fare una tirata fino alla pausa pranzo e poi nel pomeriggio lavorare ancora un paio d’ore, fin verso le 16 e poi avere tempo per la propria vita personale. O ancora se si hanno impegni la mattina iniziare l’attività lavorativa alle 10 e poi essere impegnati fino alle 19, con la pausa pranzo compresa. Insomma il più possibile in base alle nostre esigenze ma realistici senza essere bloccanti nelle attività di colleghi, clienti o fornitori ed essere reperibili.
Attenzione al multitasking: spesso e volentieri essere collegati ovunque, come dicevo prima fare tre cose insieme, fa credere di essere iper produttivi. In realtà spesso questo crea stress e fa perdere concentrazione. Molto meglio iniziare una cosa e finirla, anche se nel frattempo arrivano notizie da ogni parte intorno a voi (nuove email, whatsapp, applicazioni di messaggistica aziendali etc). Controllate con un occhio la notifica sul telefono se è una cosa urgente, se non lo è può aspettare che finiate quello che stavate facendo.
Organizza le pause (pranzo, caffè e spuntini): datevi la regola di alzarvi, magari con un timer o semplicemente controllando l’orario. Se dopo un’ora siete ancora nella stessa posizione alzatevi per sgranchirvi le gambe e organizzate le pause della giornata. Alle 11 per un caffè con un biscotto, alle 13 per la pausa pranzo con ricette leggere e veloci, alle 16 per una tisana. Nel momento della pausa cercate di staccare da telefono e computer, anche solo 20 minuti ma staccate, vi aiuterà a non sentirvi tutt’uno con le attività lavorative e vi aiuterà ad alleggerire i pensieri ed essere più produttivi dopo. *Nota arrivata nei commenti e che aggiungo volentieri: Prima di iniziare il lavoro e alla fine è buona abitudine fare una passeggiata, anche solo intorno al nostro quartiere ma per attivare il metabolismo e liberare la testa dalle attività digitali.
Segna gli obiettivi della giornata: è importante segnare ad inizio giornata le cose da fare e le priorità, in questo modo se si ha un momento di smarrimento o di stanchezza riguardando gli appunti si vede subito cosa bisogna portare a termine. Ma la cosa più importante, a mio avviso, è segnare le priorità. Diventerebbe facile avere un elenco infinito di cose da fare ma capire quelle che sono davvero urgenti per portare a casa il nostro obiettivo fa la differenza e non saremo in ansia se a fine giornata alcune cose non le abbiamo finite.
Organizza momenti di confronto e crescita: è fondamentale per trovare stimoli mentre si lavora in solitaria tutto il giorno. Quali possono essere? Chiama una collega e fatti raccontare il progetto a cui sta lavorando di cui non sai nulla ma hai sentito parlare. Iscrivi a quel corso gratuito on line che ti piaceva tanto ma non sapevi mai quando incastrarlo. Studia e leggi per un’oretta su quell’argomento che potrebbe essere attinente al tuo lavoro e non sai mai quando far ricerca. Chiedi ad un paio di amiche, colleghe o fornitori se hanno un momento da dedicarti per un confronto sul tuo lavoro, cosa si aspettano da te o cosa potresti migliorare nel tuo lavoro.
Pianifica lo spazio per te: fondamentale nello smart working avere poi degli spazi personali. Questa metodologia è stata pensata proprio per andare incontro alle esigenze di ognuno, oltre che per risparmiare o essere più green. Quindi ritaglia i tuoi spazi che possono essere appunto alla mattina magari con un’ora di lezione di yoga o un workout di ginnastica in casa, oppure dedicarti a cure di bellezza e massaggi in pausa pranzo o ancora riuscire ad andare al cinema o a vedere una mostra in settimana quando c’è meno gente.
Utilizza gli strumenti giusti: per svolgere al meglio attività in smart working, una cosa fondamentale sono gli strumenti. Io mi sto trovando particolarmente bene con Teams un programma di Microsoft disponibile sia in versione app che web. Permette sia video call, che chat di gruppo con la propria organizzazione che la condivisione di documento. Oppure utilizza Trello, per organizzare i progetti in modalità Agile su cui stai lavorando quindi creare delle vere e proprie bacheche, suddividendo le task per progetto, assegnarle a colleghi o collaboratori, inserire commenti e allegare file. Skype o Hangout per organizzare call di gruppo. In questa modalità non passi tante ore al telefono sopratutto e puoi condividere documenti in visione. Google Drive invece per creare documenti e condividerli in cartelle condivise, lavorare insieme su diversi file con un team di lavoro e non perdere traccia delle modifiche.

Lo smart working non è solo una questione delle strumentazioni che mette a disposizione l'azienda, ma è soprattutto una questione di approccio mentale. Share on X

Conclusioni e dati

“Ad oggi in Italia sono 570mila i lavoratori dipendenti che godono di flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro. I dati della ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, descrivono una crescita del 20% nel 2019 rispetto al 2018. E un dipendente su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità.”
Anna Spena – Vita.It

Adesso però è arrivato il tuo momento. Io ti ho raccontato quelle che per me sono le 10 regole basilari per non rimanere schiacciati da questa modalità di lavoro (in solitaria, spesso e volentieri) e trovare anche spazi per te in mezzo alla giornata lavorativa in casa.

Tu metti già in pratica tutti questi consigli o ne esegui solo alcuni?

Fammi sapere nei commenti sotto il tuo pensiero, magari ne hai degli altri da suggerirmi che ho dimenticato!

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Francesca Gonzales

Sono una Consulente Digital Marketing & Content Creator | Faccio formazione online e in presenza sul mondo digital | Sono emiliana e amo fare la pasta fresca | Arrivo dall’ Appenino Modenese ma al momento vivo a Roma | Sui social sono @lagonzi

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